Informationen zum Datenschutz

Sehr geehrte Ratsuchende,

der Schutz Ihrer persönlichen Daten und der Informationen, die Sie uns geben, ist uns sehr wichtig. Alle unsere Mitarbeitenden sind verpflichtet, vertraulich mit Ihren Daten umzugehen.

Rechtsgrundlagen

Wir richten uns dabei nach

Anmeldung und Kontaktdaten

Bereits die Information, dass Sie unsere Beratungsstelle kontaktieren oder aufsuchen, behandeln wir vertraulich. Um eine Beratung durchführen zu können, benötigen wir bestimmte Informationen. Dabei wird nur erfasst, was für die Beratung notwendig ist und was Ihnen wichtig ist, uns mitzuteilen. Zu den erhobenen Daten gehört auch, wie wir Sie erreichen können.

Wenn Sie per E-Mail Kontakt zu uns aufnehmen, kann dies aus Gründen der Datensicherheit nur über einen verschlüsselten E-Mail-Verkehr erfolgen, zu dem Sie sich kostenfrei anmelden können. Auf diesem Weg sind Ihre Nachrichten gegen den Zugriff nicht berechtigter Personen geschützt.

Fall-Akte

Zu Beginn der Beratung werden persönliche Daten auf einem Erfassungsbogen, der keine Namen enthält, aufgenommen und später in einer Fall-Akte elektronisch gespeichert. Die Daten dienen dem Nachweis unserer Leistungen gegenüber unseren Geldgebern und ergeben eine Übersicht über die Lebensumstände und Beratungsanliegen der Menschen, die zu uns kommen. Die Fall-Akte enthält eine Nummer, die nur während des laufenden Beratungsprozesses von Ihrer Beratungsfachkraft und den Verwaltungsfachkräften, die die Daten eingeben, Ihren Kontaktdaten zugeordnet werden kann. Nach Abschluss der Beratung werden Ihre Kontaktdaten längstens bis zum Ende des Folgejahres gespeichert und dann gelöscht. Die Daten der Fall-Akte lassen sich dann nur noch anonymisiert für statistische Zwecke auswerten und können Ihrer Person nicht mehr zugeordnet werden.

Beratungsdokumentation  

Ihre Beratungsfachkraft legt persönliche Notizen über die Beratung in einer Beratungsdokumentation ab. Die Beratungsdokumentation dient als Gedächtnisstütze und darf nur von der Beratungsfachkraft selbst eingesehen werden. Sie wird verschlossen aufbewahrt und nach Abschluss der Beratung spätestens zum Ende des Folgejahres vernichtet.

Einsichtnahme

Sie können jederzeit in der Beratungsstelle nachfragen, welche Daten von Ihnen wo gespeichert sind, und erhalten auf Wunsch Einblick in Ihre Kontaktdaten und in die Fall-Akte, in der Ihr Datensatz aufbewahrt ist.

Die Beratungsdokumentation  ist geistiges Eigentum der Beratungsfachkraft und kann daher nicht eingesehen werden. Sie können sich aber bei Bedarf zeigen lassen, dass Ihre Beratungsdokumentation verschlossen aufbewahrt wird.

Fallbesprechung und Supervision

Um unsere Arbeit immer wieder zu überprüfen und weiterzuentwickeln und um uns gegenseitig in den Beratungsprozessen zu unterstützen, bringen wir in regelmäßigen Abständen unsere Beratungsverläufe in Fallbesprechungen und Supervision in unserem Team ein. Dabei werden keine Namen genannt. Im Übrigen unterliegt auch die Supervision der Schweigepflicht und dem Datenschutz.

Datenübermittlung an Dritte

Alles, was Sie uns während der Beratung erzählen, unterliegt der Schweigepflicht. Dazu gehören auch die Informationen, die Sie unseren Verwaltungsfachkräften geben.

Manchmal ist es sinnvoll, dass wir auch mit anderen Personen, wie z.B. Erzieherinnen, Lehrern oder Ärztinnen Kontakt aufnehmen. Dies kann nur mit Ihrem ausdrücklichen Einverständnis durch eine schriftliche Schweigepflichtsentbindung geschehen. Die Schweigepflichtsentbindung kann von Ihnen jederzeit widerrufen werden. Die betreffenden Berichte werden von uns dann vernichtet.

Statistische Sammeldaten ohne Namen geben wir entsprechend der gesetzlichen und vertraglichen Bedingungen, denen wir unterliegen, an das Statistische Landesamt und die entsprechenden Stellen unserer kirchlichen Träger weiter und veröffentlichen diese in unserem Jahresbericht.

Es gibt zwei gesetzlich geregelte Ausnahmen von der Schweigepflicht:

Wenn eine akute Gefahr besteht, dass Sie sich selbst oder andere Personen schädigen, oder wenn Sie schwere Straftaten planen, müssen wir dies nach § 34 StGB der Polizei mitteilen.

Wenn wir den begründeten Verdacht haben, dass das Wohl eines Kindes gefährdet ist, erfolgt eine sorgfältige Prüfung in unserem Team. Wir bemühen uns dann, mit Ihnen Hilfen zu planen, die die Gefahr abwenden. Für den Fall, dass diese Hilfen nicht ausreichen oder von Ihnen nicht angenommen werden, sind wir nach § 8a SGB VIII verpflichtet, das Jugendamt zu informieren.

Fragen zum Datenschutz

Sollten Sie weitere Fragen haben, sprechen Sie bitte Ihren Berater oder Ihre Beraterin an. Sie können sich auch an die Leitung der Beratungsstelle wenden.

Darüber hinaus können Sie sich auch an folgende Stellen wenden:

Der Beauftragte für den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland
Außenstelle Ulm
Dr. rer. nat. Axel Gutenkunst
Regionalverantwortlicher
Hirschstraße 4
D-89073 Ulm
Tel. +49 (0)731 140593-0
Fax +49 (0)731 140593-20
E-Mail: axel.gutenkunst@datenschutz.ekd.de
Internet: https://datenschutz.ekd.de

Bischöfliches Ordinariat

Stabsstelle Datenschutz
Postfach 9
72101 Rottenburg
Tel: 07472 169-890
Fax: 07472 169-83890
E-Mail: datenschutz@bo.drs.de

Katholisches Datenschutzzentrum Frankfurt/M
Frau Ursula Becker-Rathmair
Haus am Dom
Domplatz 3
60311 Frankfurt
Tel.: 069 800871-8800
Fax: 069 800871-8815
E-Mail: info@kdsz-ffm.de

Internet: https://kdsz-ffm.de